Persiapan sebelum dan sesudah rapat dilaksanakan, bagaimana cara memimpin rapat , serta cara menyampaikan yang baik dalam rapat

Persiapan sebelum dan sesudah rapat dilaksanakan, bagaimana cara memimpin rapat , serta cara menyampaikan yang baik dalam rapat

Nama: Intan Yuliani
Kelas : 2df02
Npm:53216551


Setiap orang pasti pernah melakukan diskusi ntah itu besar ataupun kecil,  berikut ini adalah persiapan persiapan juga cara menyampaikan pendapat yang baik waktu kita berdiskusi

Ada banyak faktor yang dapat menjadi penghalang bagi berjalannya rapat yang efektif. Memang bukan hal

yang mudah untuk menemukan cara memimpin rapat yang efektif, apalagi bagi mereka yang belum pernah melakukannya.

Cara memimpin rapat yang dilakukan seseorang dapat menunjukkan bagaimana kemampuan mereka sebagai seorang pemimpin secara keseluruhan.

Daripada Anda hanya menjadi seorang fasilitator yang mengikuti checklist mengenai topik yang dibicarakan saat rapat, lebih baik pelajari cara memimpin rapat yang baik dan efektif seperti ini:

1. Umumkan Jadwal Rapat
Umumkan kepada semua peserta rapat bahwa Anda akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya. Dengan demikian semua peserta dapat melakukan persiapan dengan maksimal.

2. Biasakan Untuk Terorganisir dan Dapat “Bergerak” Cepat
Buat agenda rapat beserta dengan seluruh bahasan yang akan dibicarakan. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.

Rapat yang molor lebih dari satu jam tidak akan berlangsung efektif karena peserta rapat sudah harus mengerjakan tugas dan kepentingan lainnya.

3. Serius
Jika memang ada persoalan penting yang harus didiskusikan maka jangan mencari-cari alasan untuk segera menyudahi rapat. Jangan hanya karena Anda tidak percaya diri atau ingin cepat-cepat pulang Anda malah mempersingkat rapat yang belum selesai.

Baca juga:  8 Cara Menjaga Hubungan Baik dengan Karyawan
4. Percaya Diri
Ucapkan terima kasih kepada semua peserta rapat yang datang, sampaikan berapa lama rapat akan berlangsung dan apa saja tujuan rapat. Mulai rapat dengan percaya diri saat menyampaikan salam.

5. Produktif
Tidak hanya Anda sebagai pemimpin, pastikan Anda meminta kepada seluruh peserta rapat untuk produktif selama rapat berjalan. Minta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra. Hal ini akan mendorong semua peserta menjadi lebih fokus dan rapat berujung pada hasil yang memuaskan.

6. Fokus
Sebagai pemimpin rapat, Anda berhak mendapat perhatian semua peserta. Jika ada orang-orang yang tidak fokus maka Anda berhak menegur dengan mengatakan, “Waktu kita terbatas, mari fokus bersama-sama.”

Kemudian, jika ada dua atau tiga peserta yang memerlukan waktu lebih banyak untuk membahas sesuatu yang belum tentu berhubungan dengan peserta rapat lain, maka sebaiknya dijadwalkan rapat selanjutnya.

7. Adil
Walaupun bersikap produktif adalah hal positif dalam rapat, peserta yang terlalu banyak bicara sehingga tak memberikan kesempatan orang lain untuk bicara bukan merupakan hal yang baik dalam rapat.

Minta kepada orang tersebut untuk secara pribadi menyampaikan pendapatnya langsung kepada Anda setelah rapat selesai. Pasalnya, sikap seperti itu tidak adil bagi peserta lain yang belum berkesempatan menyampaikan pendapat mereka.

Baca juga:  Membangun Tim Kerja yang Solid dan Tangguh
8. Inklusif
Cara memimpin rapat yang baik selanjutnya adalah dengan memperhatikan dan melibatkan semua orang dalam percakapan, baik sebelum dan selama rapat berlangsung.

Jika ada peserta rapat yang tidak Anda kenal, maka perkenalkan terlebih dulu diri Anda dan tanyakan peran mereka di perusahaan ketika rapat dimulai.

9. Catat Semua Hal Penting
Tugaskan satu orang menjadi notulen rapat untuk mencatat semua hal penting yang telah dibicarakan selama rapat berlangsung.

10. Buat Kesimpulan
Buat satu kesimpulan besar atau keputusan akhir mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada semua orang atas waktu dan kontribusi mereka.



Cara menyampaikan pendapat yang baik dalam diskusi tentu juga harus diketahui oleh peserta diskusi tersebut. Untuk hal tersebut, maka pada tulisan ini akan disajikan beberapa poin penting yang harus diketahui, yaitu tentang cara menyampaikan pendapat yang baik dan benar.

Berikut adalah 9 hal yang harus diketahui mengenai cara menyampaikan pendapat yang baik, khususnya dalam sebuah forum diskusi yang tengah Anda lakukan:

1. Sampaikan pendapat dengan kata yang sopan.
2. Jika lagi ada yang berbicara jangan memotong pembicaraan.
3. Lakukan utarakan pendapat dengan dasar hati nurani dan juga akal yang sehat.
4. Berani bertanggung jawab mengenai pendapat yang di utarakan.
5. Utamakan kepentikan bersama jika mengutarakan pendapat.
6. Jangan suka memberikan pendapat yang selalu berlawanan.
7. Bisa menerima hasil keputusan dengan bersama.
8. Bisa menerima saran yang di berikan oleh rekan anda.
9. Yang terakhir memiliki besar hati mau menerima.

Demikianlah informasi sekilas mengenai cara menyampaikan pendapat yang baik dalam sebuah diskusi


Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat
Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang
Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan
How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum memulai rapat adalah:
Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Susunan acara rapat tersebut harus sistematis.
Menentukan Peserta Rapat
Dari agenda rapat yang telah ditentukan maka dapat memastikan peserta rapat yang akan diundang. Setelah itu sekretaris mengkonsultasikan kembali kepada pimpinan rapat apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
Membuat Undangan Rapat
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Waktu pengiriman undangan hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Undangan tersebut hendaknya dikirimkan satu minggu sebelum rapat dilaksanakan.
Membuat Daftar Hadir Rapat
Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti: konsumsi, kursi, serta sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
Mempersiapkan Bahan untuk Rapat
Bahan rapat yang perlu disiapkan berupa agenda rapat, notula/hasil rapat yang lalu, bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat.
Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan perlengkapan yang harus dipersiapkan antara lain whiteboard, spidol, penghapus, flip chart, LCD proyektor atau OHP, sound system, map, block note serta bolpoinnya, laptop atau komputer.
Mempersipkan Ruang Rapat
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam ruang rapat sebagai berikut : cahaya yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan luas ruangan, ventilasi udara yang sejuk agar ruangan tidak terlalu panas, pengaturan tempat duduk yang harus disesuaikan dengan jumlah peserta dan luas ruangan.
Akomodasi atau Penginapan
Bila rapat dilakukan lebih dari satu hari biasanya para peserta akan menginap pada suatu tempat, untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk penginapan.
Transportasi
Jika rapat tidak diadakan dalam kantor tentunya sekretaris harus mempersiapkan transportasi untuk peserta rapat.
Konsumsi
Konsumsi harus berupa makanan ringan atau makanan berat, hal ini akan berdampak pada motivasi peserta rapat.
Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
Pengecekan Persiapan Rapat
Sebelum rapat dimulai sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatu siap dipergunakan.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, berikut rincian dari sebelum rapat, selama rapat dan sesudah rapat :
 SEBELUM RAPAT
· Perencanaan
Keberhasilan atau kegagalan rapat sering dapat diketahui jauh sebelumnya. Banyak rapat tidak perlu diselenggarakan sama sekali. Kalau memang harus diadakan, pengundangannya harus memiliki tujuan-tujuan jelas. Keputusan harus di buat tentang siapa yang perlu di undang, siapa yang memimpin, tanggal, dan waktu dilakukannya rapat. Agenda yang baik serta laporan yang diperlukan atau bahan-bahan pendukung harus disiapkan. Peserta dan orang-orang yang turut telibat harus diberi tahu pada waktu yang tepat. Pekerjaan-pekarjaan administrative, termasuk akomodasi dan komsumsi, harus diselenggarakan. Bantuan sekertariat perlu disiapkan. Peserta harus menyelesaikan persiapan mereka sendiri.
· Perangkat keras
Yang dimaksud dengan perangkat keras adalah setiap objek fisik yang berhubungan dengan rapat: ruangan, mebel, dan peralatan. Sarana-sarana ini dapat berpengaruh besar terhadap berhasil atau gagalnya sebuah rapat. Usahakan sedapat mungkin agar ukuran ruang sesuai kebutuhan, cukup nyaman, memiliki sistem pendingin atau pemanas dan bertukaran udara yang baik, dan bebas dari gangguan yang mengacau konsentrasi seperti telepon, tamu, dan sebagainya. Ruangan harus memiliki dekorasi dan perabotan yang baik. Demikian pula susunan meja dan kursi yang sebaiknya di sesuaikan dengan banyak sedikitnya peserta rapat atau tingkat formalitasnya. Semua peralatan, termasuk alat-alat visual, haurs sesuai kebutuhan, diletakan dengan baik, dan diuji sebelumnya.
· Bagian kelompok kerja
Kelompok dapat memperlihatkan tingkah laku yang ekstrim. Agar bekerja efektif, mereka membutuhkan sasaran yang dapat dicapai, jelas, struktur tim yang menyatu, dan pimpinan yang jelas dan diterima. Ketua harus bisa melihat peranannya, apakah sebagai “juri” atau “kapten kesebelasan”, dengan baik tanpa keraguan. Ia harus menjelaskan strateginya sampai dimengerti oleh kelompok. Ia harus mengenal siapa-siapa pemainnya, memanfaatkan kemampuan mereka dan menghindarkan kelemahannya. Rapat harus memiliki aturan-aturan yang jelas dan ditaati. Ketua perlu waspada terhadap gejala-gejala negative dan destruktif didalam kelompok-kelompok dan berupaya sebaik mungkin untuk menghindarinya.
SELAMA RAPAT
· Sekretaris
Sekretaris rapat adalah orang penting kedua setelah ketua. Ia harus memastikan apakah semua pengaturan administrasi telah terselesaikan dengan baik dan berjalan sempurna, sebelum, ketika, dan sesudah rapat. Ia harus membuat rekaman yang akurat selama rapat berlangsung, dan setelah itu menulis notulen atau catatan yang permanen dan resmi. Ia harus tahu semua peraturan rapat yang berlaku, dan memberikan nasehat bila perlu. Ia harus membantu pimpinan. Ia harus menyiapkan dan terbiasa dengan semua jenis dokumentasi yang relevan dengan rapat dan menyebarkannnya dan menyediakannya dimana perlu.
            Sebelum rapat, bila perlu, seseorang dapat saja menjalankan 2 peran secara bersamaan. Tugan-tugas sebelum rapat dapat dilakukan baik oleh ketua, maupun sekretaris, atau dijalankan bersama, tetapi pada waktu rapat, tugas sekretaris begitu penting sehingga tidak mungkin lagi digabung dengan tugas-tugas ketua, kecuali bila rapat tersebut merupakan rapat sederhana dan pendek. Sekretaris yang harus mengikuti seluruh liku-liku perjalanan diskusi, merekam, serta menyajikan informasi tentang fakta dan prosedur, dengan sndirinya sulit bagi dirinya kalau masih haurs merangkap sebgai ketua. Ketua tidak akan mungkin mengendalikan rapat dan membuat catatan-catatn dengan benar dalam waktu bersamaan.
       
·  Ketua
Peran ketua dalam sebuah rapat juga sama pentingnya. Ia harus mengilhami rapat dengan rapat dengan arah dan tujuan yang jelas, membangun dan mempertahankan motivasi, mengarahkan perdebatan, merangsang semua peserta agar mampu memberikan sumbangan pikiran terbaik mereka, mengawasi tata tertib, menjalankan peraturan-peraturan dan prosedur tanpa perlu khawatir atau menjadi berat sebelah, dan menjelaskan kesimpulan-kesimpulan yang dihasilkan rapat. Kalau ia kadang-kadang ditertawakan peserta, tidak berarti bahwa ia tidak mampu bertindak sebagai seorang ketua yang sempurna.

·  Peserta
Sebaiknya peserta rapat hanya menerima undangan bila kehadirannya dapat dibenarkan. Sebelum datang menghadiri rapt ia wajib mempelajari agenda dan semua dokumen yang berkaitan dengannya, kenali permasalahan dan peserta-peserta lain yang mungkin hadir, pikirkan sasaran-sasaranya sendiri dan strategi rapatnya ia harus datang pada saat yang tepat, meraba “suasana” rapat,mendengarkan dengan seksama, dan menyumbangan sebuah pikirannya pada waktu dan cara yang paling efektif. Ia wajib mengetahui semua perosedur dan peraturan rapat. Ia juga perlu waspada, dan selalu mencek, terhadap setiap aspek reaksi pribadi yang mungkin dapat menghalangi keefektifan kerjanya.
Orang-orang yang mengeluh hampir dapat dipastikan adalah peserta biasa, tetapi keberhasilan suatu rapat sebagian besar terletak di tangan mereka. Satu orang peserta sudah cukup mampu merusak rapat. Seperti juga perilaku berbagai segi, merusak jauh lebih mudah dari pada memperbaiki.

SETELAH RAPAT
Setelah rapat dinyatakan selesai, pekerjaan sesungguhnnya sebenarnya baru saja dimulai. Semua catatan rapat harus segera disusun dan disebarluaskan secepat mungkin. Demikian pula tugas-tugas administrative, mulai dari merapatkan ruangan sampai denagn penyelasaian masalah keundangan, harus segera dihadapi. Mereka yang terlibat dengan hasil rapat tetapi tidak hadir harus segera diberi tahu tentang segala sesuatu yang terjadi. Peserta-peserta yang diberi tugas oleh rapat harus segera melaksanakan keputusan tersebut. Pada rapat-rapat biasa, ketua dan sekretaris adalah orang-oarang yang bertangung jawab menangani semua permasalahan sampai dengan rapat berikutnya, dan merencanakan agar rapat selanjutnya dapat terus berlangsung.
Sedikit saja rapat yang diadakan dengan maksud melakukan lebih banyak hal daripada sekedar memulai suatu progress. Bila orang menggerutu tentang rapat, kegagalan melakukan tindak lanjut adalah salah satu sebab munculnya rasa kesal yang paling umum terjadi. Tidak ada artinya kelompok orang yang bekerja keras dan efektif tetapi tidak melaksanakan keputusan-keputusan.
Tugas-tugas yang segera dihadapi setelah berakhirnya rapat, antara lain :
·  Permasalahan masuk kembali.
·  Analisis jalannya rapat.
·  Catatan-catatan/notulen.
·   Komunikasi.
·  Administrasi.
·  Peranan ketua.
·  Memantau dan melaporkan kembali hasil pantauan.






                                                               Daftar Pustaka
·         Drs. Wursanto, Ignatius. 2006.Kompetensi Sekretaris. (Jakarta : ANDI).
·         Peel, malcolm. 1993. Kiat Sukses Rapat. (Jakarta : Gramedia pustaka utama)
·         Merdi, sedarmayanti. 1997.  Tugas dan Pengembangan Sekretaris, (Bandung : Mandar Maju)
.         Cara menyampaikan pendapat yang baik. 09 juli 2018. 23.30.http://publicspeaking.co.id/cara-            .  menyampaikan-pendapat-yang-baik
.         Cara memimpin rapat yang baik dan efisien. 09 juli 2018. 23.30.https://www.karyaone.co.id/blog/cara-memimpin-rapat
.         Juliatinuraini.perencanaan persiapan rapat. 09 juli 2018.23.30.http://nurainijuliati.blogspot.com/2016/02/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html?m=1
. 




Contoh vidio rapat